AI Untuk Kerani Akaun & Admin: 5 Prompt Untuk Kerja Harian Korang
Formula Excel tanpa pening, email mengejar bayaran, ringkasan pekeliling LHDN, minit mesyuarat dan SOP — lima prompt untuk kerani akaun, eksekutif admin dan pembantu pejabat di Malaysia.
Kerani akaun dan staf admin ialah orang yang buat pejabat berjalan — dan orang yang paling banyak buat kerja berulang: formula Excel, email susulan, minit, borang. Lima prompt ni saya pilih sebab setiap satu jimatkan sekurang-kurangnya 20 minit setiap kali guna.
Cara guna: salin ke ChatGPT, Claude atau Gemini, tukar [ ], Enter. Kalau hasil tak kena, balas "ubah bahagian X".
1. Formula Excel / Google Sheets tanpa pening
Saya guna [Excel / Google Sheets]. Lajur A = tarikh invois, lajur B = nama pelanggan, lajur C = jumlah (RM), lajur D = tarikh bayar (kosong kalau belum bayar).
Bagi formula untuk:
1. Jumlah semua invois yang belum bayar
2. Jumlah invois lewat lebih 30 hari dari hari ini
3. Senarai pelanggan yang ada lebih daripada 2 invois tertunggak
Terangkan setiap formula dalam satu ayat mudah, dan beritahu apa yang perlu diubah kalau lajur saya berbeza.
Kalau formula error: paste mesej error dan tanya "kenapa dan macam mana nak betulkan?".
2. Email mengejar bayaran (peringatan 1, 2, 3)
Tulis 3 email susulan untuk invois #[2291] RM[18,500] kepada [nama syarikat pelanggan], tarikh akhir bayaran [15 Ogos]:
1. Peringatan mesra (lewat 7 hari)
2. Peringatan tegas (lewat 30 hari) — sebut terma kontrak
3. Notis akhir (lewat 60 hari) — sebut tindakan seterusnya tanpa mengugut
Setiap satu bawah 120 patah perkataan, Bahasa [Melayu/Inggeris] perniagaan, profesional, kekalkan hubungan. Tandatangan: [nama], [jawatan], [syarikat].
3. Faham pekeliling LHDN / SST / EPF / SOCSO dalam bahasa mudah
Upload PDF atau paste teks:
Ringkaskan dokumen ni untuk kerani akaun di syarikat kecil (bawah 30 staf): apa yang berubah, bila berkuat kuasa, apa yang saya kena buat sebelum tarikh tu, dan apa-apa penalti. Format senarai. Rujuk perenggan/muka surat untuk setiap poin supaya saya boleh semak. Kalau ada yang tak jelas dalam dokumen, cakap "tak dinyatakan" — jangan teka.
"Rujuk perenggan" penting: buka dan sahkan sebelum bertindak. Ini bukan nasihat cukai.
4. Minit mesyuarat daripada nota bersepah
Tukar nota kasar ni kepada minit mesyuarat rasmi: Kehadiran, Perkara Dibincangkan (ikut agenda), Keputusan, Tindakan (pemilik + tarikh akhir), Perkara Tertangguh. Bahasa Melayu formal. Tandakan [PEMILIK?] kalau ada tindakan tanpa nama, dan [TARIKH?] kalau tiada tarikh. Jangan tambah apa-apa yang tiada dalam nota.
[paste nota]
5. Tulis SOP untuk kerja yang korang buat berulang
Supaya bila korang cuti, orang lain boleh buat:
Tulis SOP langkah demi langkah untuk proses "[contoh: proses tuntutan perbelanjaan staf / terbitkan invois bulanan / onboarding staf baru]" berdasarkan penerangan saya: [terangkan dalam 5-8 ayat macam mana korang buat sekarang, termasuk sistem yang diguna].
Format: Tujuan, Siapa bertanggungjawab, Langkah bernombor (dengan sistem/borang yang diguna), Semakan akhir, Kesilapan biasa yang perlu dielak. Tanya saya kalau ada langkah yang tak jelas sebelum tulis.
Bonus: analisis tanpa formula
Claude dan ChatGPT boleh terus baca fail Excel yang korang upload. Cuba: "Ini senarai perbelanjaan 6 bulan. Kategori mana yang naik paling banyak, dan bulan mana paling tinggi? Tunjukkan kiraan." Untuk kerja pejabat yang lebih luas, baca Claude AI Untuk Kerja Pejabat.
Profesion lain menyusul. Nak profesion korang diliputi? Balas newsletter A.I. Boleh.